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Ogni giorno in ufficio inviamo decine di email.

Ma siamo certi di farlo sempre nel modo migliore?

Forse non tutti lo sanno ma esiste un galateo anche per questo, ovvero un insieme di regole da seguire per evitare gaffe e malintesi di cui resterebbe traccia per sempre.

Eccone alcune:

Oggetto: l’oggetto va sempre inserito. È infatti fondamentale per chi riceve che in questo modo può assegnare una priorità al messaggio e orientarsi di conseguenza. Non inserirlo può risultare poco educato e rispettoso.

Maiuscolo: meglio non scrivere in maiuscolo. L’utilizzo del maiuscolo on line in genere corrisponde ad urlare. Se proprio vogliamo rimarcare dei concetti meglio il grassetto ma sempre con parsimonia

Firma: la firma non dovrebbe mai mancare, il solo indirizzo email per quanto esplicito non basta.

Allegati: evitare di inviare allegati troppo pesanti che potrebbero non arrivare o ingombrare la casella di posta del destinatario.

Spam: l’inoltro delle c.d. catene di Sant Antonio non viene ben visto ed è da evitare.

Invio Massivo: nel caso di email a tanti indirizzi bisogna inserire tutti gli indirizzi in copia nascosta

Inoltra: fare attenzione prima di inoltrare e assicurarsi che l’inidirizzo sia corretto per evitare situazioni poco carine.

Queste sono solo alcune delle regole di buon utilizzo delle email.

In generale bisogna fare attenzione anche alle parole usate e al tono. Il messaggio deve essere chiaro e coinciso. Si tratta di uno strumento potente ma anche rischioso se non si presta la giusta attenzione a cosa si scrive e a chi.

Quindi anche quando si è pieni di cose da fare sempre meglio prendersi del tempo prima di inviare per leggere e rileggere e per assicurarsi che destinatario e testo siano scritti in modo corretto.

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